AI w małych i średnich firmach to dwa różne podejścia. Średnie firmy mają ustrukturyzowane procesy, więcej danych i stabilny budżet, co pozwala na strategiczne wdrożenia. Małe firmy są szybsze w eksperymentach, ale często brakuje im powtarzalnych procesów i uporządkowanych danych. Obie mogą skorzystać na AI, ale kluczowe jest dostosowanie strategii do ich skali i potrzeb.
Na pierwszy rzut oka wdrażanie sztucznej inteligencji (AI) w firmach różnych rozmiarów może wydawać się podobnym procesem. Mamy problem, znajdujemy rozwiązanie technologiczne, sprawdzamy budżet i wdrażamy narzędzie. Wiele osób w internecie wyobraża sobie, że wystarczy zainwestować w AI i wszystko zacznie działać automatycznie.
Rzeczywistość wygląda jednak inaczej. Wdrożenie AI w firmie to proces wymagający dostosowania technologii do konkretnego środowiska biznesowego. Dlatego warto przyjrzeć się pięciu kluczowym różnicom między wdrażaniem AI w małych i średnich firmach.
Ale zanim do tego przejdziemy, ustalmy podstawowe definicje:
• Mała firma – zatrudnia od 10 do 49 pracowników, a jej roczny obrót nie przekracza 10 mln euro.
• Średnia firma – zatrudnia od 50 do 249 pracowników, a jej roczny obrót nie przekracza 50 mln euro.
Te różnice w wielkości mają kluczowy wpływ na sposób wdrażania AI. Oto jak:
W małej firmie systemy IT mogą być obecne, ale ich zmiana zazwyczaj nie jest ogromnym wyzwaniem. Wiele małych firm nie korzysta np. ze skomplikowanych CRM-ów czy zaawansowanych systemów zarządzania danymi. Dzięki temu, gdy pojawi się nowe, przełomowe narzędzie AI w modelu abonamentowym za, powiedzmy, 2000 zł rocznie, jego wdrożenie może być stosunkowo proste.
W średnich firmach sytuacja jest zupełnie inna. Jeśli np. 40 pracowników korzysta z konkretnego narzędzia, jego wymiana na nowe może oznaczać poważne koszty, przestoje i konieczność szkolenia personelu. Zamiast tego częściej konieczne jest integrowanie AI z istniejącymi systemami – co jest trudniejsze, ale pozwala uniknąć zakłóceń w pracy firmy.
Sztuczna inteligencja sama w sobie nie generuje przychodów – jej główną wartością jest optymalizacja kosztów i czasu. Może np. usprawniać analizę leadów w sprzedaży, pomagając handlowcom kierować się do bardziej wartościowych klientów.
Różnica w ROI między małymi a średnimi firmami wynika z liczby pracowników i skali procesów. Jeśli AI pozwoli średniej firmie z 15 handlowcami zaoszczędzić 20% ich czasu, skumulowane oszczędności będą znacznie większe niż w małej firmie, gdzie takich sprzedawców jest np. trzech.
Mała firma musi więc podejść do inwestycji bardziej precyzyjnie, wybierając tylko te rozwiązania, które dają realne oszczędności. Średnie firmy mogą pozwolić sobie na bardziej kosztowne i customowe rozwiązania, które w dłuższej perspektywie zwrócą się szybciej.
Małe i średnie firmy różnią się nie tylko wielkością, ale też podejściem do procesów.
• Małe firmy często działają elastycznie, testując różne podejścia, a ich procesy są mniej ustrukturyzowane.
• Średnie firmy muszą skalować działalność, co wymaga powtarzalnych procedur i przekazywania wiedzy menedżerom.
Sztuczna inteligencja działa najlepiej tam, gdzie procesy są powtarzalne i oparte na dużej ilości dobrze zorganizowanych danych. Średnie firmy, dzięki większej skali, zbierają więcej uporządkowanych informacji, co ułatwia skuteczne wdrożenie AI.
W małych firmach sytuacja wygląda inaczej – brak wypracowanych schematów i mniej ustrukturyzowane dane sprawiają, że AI ma trudniejsze zadanie. Może się okazać, że zanim firma skorzysta z automatyzacji, musi najpierw zbudować lepszą strukturę procesów i zbierać dane w bardziej uporządkowany sposób.
Przykładowo:
• Średnia firma, która ma ustandaryzowany sposób tworzenia ofert handlowych i bazę danych historycznych, może użyć AI do ich analizy i optymalizacji.
• Mała firma, gdzie każda oferta powstaje inaczej i dane nie są konsekwentnie zbierane, nie skorzysta w ten sam sposób, bo brak jej spójnych wzorców do analizy.
Dane są paliwem dla AI, a powtarzalność procesów zwiększa ich wartość. Średnie firmy mają przewagę dzięki większej ilości uporządkowanych informacji, które pozwalają na skuteczniejsze wdrożenie AI. Małe firmy, choć bardziej elastyczne, często najpierw muszą poprawić jakość swoich danych i procesów, zanim zaczną czerpać pełne korzyści z AI.
Integracja AI w firmie nie polega tylko na kupieniu nowego narzędzia – trzeba jeszcze sprawić, aby pracownicy chcieli i umieli z niego korzystać.
W średnich firmach jest to wyjątkowo trudne, bo systemy IT są już silnie zakorzenione w organizacji, a pracownicy są do nich przyzwyczajeni. Zbyt duża zmiana może wywołać opór – szczególnie jeśli firma zalewa użytkowników nowymi funkcjonalnościami, które wydają się im niezrozumiałe lub nieintuicyjne.
Dlatego lepszym podejściem w średnich firmach jest integrowanie AI z już istniejącymi systemami, np. wdrożenie AI do automatycznego generowania notatek ze spotkań zamiast wymiany całego CRM-a.
W małych firmach problemem może być przesyt nowych narzędzi AI – startupy dostarczają wiele obiecujących rozwiązań, ale trudno przewidzieć, które z nich przetrwają na rynku. Pojawia się więc dylemat: postawić na młode, innowacyjne narzędzie czy zaufać sprawdzonym systemom, które wolniej adaptują AI?
Ostatecznie w małych firmach często liczą się szybkie efekty (quick wins), podczas gdy średnie przedsiębiorstwa mogą sobie pozwolić na długoterminowe strategie integracji AI.
Nie trzeba być prorokiem, żeby wiedzieć, że średnie przedsiębiorstwo, inwestując w AI, nie będzie ryzykowało swojej stabilności finansowej. Jest bardziej odporne na wysokie koszty i może sobie pozwolić na bardziej dogłębne analizy przed wdrożeniem – np. zatrudnienie ekspertów, którzy zmapują procesy i wskażą, gdzie AI przyniesie największe korzyści.W małych firmach podejście jest inne – częściej stawia się na szybkie eksperymenty. Zamiast angażować duży budżet w analizę, firma testuje kilka gotowych narzędzi lub korzysta z rozwiązań low-code/no-code, które pozwalają wdrożyć AI bez wielkich nakładów finansowych.
To pokazuje, że zarówno małe, jak i średnie firmy mogą wdrożyć AI, ale każda z nich robi to w inny sposób. Średnia firma planuje bardziej strategicznie, podczas gdy mała firma szuka szybkich efektów i minimalizacji kosztów.
Transformacja AI jest możliwa zarówno w małych, jak i średnich firmach – ale proces wdrożenia wygląda inaczej. Każda firma musi dostosować strategię do swojej skali, struktury, systemów i budżetu. AI nie jest rozwiązaniem na wszystko, ale dobrze wdrożone może przynieść realne oszczędności i usprawnić kluczowe procesy biznesowe.
Czy Twoja firma jest gotowa na AI? Wszystko zależy od tego, jak podejdziesz do wdrożenia.
